Proceso editorial
El proceso editorial de la revista Ean consiste de las siguientes fases:
Fase de postulación y evaluación
- El equipo editorial de la Revista Ean, realiza la recepción de los manuscritos postulados a través del portal de gestión de revistas científicas y los registra en la matriz de seguimiento editorial de revistas. Luego, se notifica mediante el portal de gestión de revistas científicas o correo electrónico a los autores sobre la recepción del artículo para su participación en el proceso editorial. Posteriormente, el editor realiza un primer filtro de evaluación, donde revisa personalmente los manuscritos o define una metodología de revisión (según la cantidad de artículos postulados) para verificar su tipología, el cumplimiento de las pautas para presentación de artículos y el cumplimiento con el enfoque temática. A partir de su revisión, puede o no solicitar un concepto del comité editorial, con el fin de seleccionar aquellos artículos que se envían a segundo filtro de evaluación. El concepto respecto a cada artículo se registra en la matriz de seguimiento editorial. Se notifica, mediante el portal de gestión de revistas científicas o correo electrónico a la totalidad de autores sobre el resultado de esta fase de evaluación y para aquellos artículos que continúan a la segunda fase de evaluación, pueden o no solicitárseles ajustes previo envío a pares evaluadores.
- De acuerdo con la selección de artículos realizada en el primer filtro de revisión, se gestiona el proceso de evaluación por parte de pares externos. El seguimiento de este proceso y el resultado del mismo se registran en la matriz de seguimiento editorial. La evaluación se registra en el formato Evaluación de pares artículo revista científica institucional, que se envía a los pares junto al texto, las indicaciones generales de diligenciamiento y la notificación de los plazos establecidos para realizar la respectiva evaluación. Finalmente, se notifica, a través de correo electrónico o por el portal de gestión de revistas científicas, a la totalidad de los autores sobre los resultados de dicho proceso y, dado el caso, se solicita la ejecución de los ajustes sugeridos por los pares evaluadores.
- En caso de haberse solicitado ajustes, la ejecución de los mismos es verificada por el par evaluador en una segunda revisión del texto, en la que debe entregar un concepto positivo, para que el artículo sea finalmente considerado para publicación. Una vez el artículo ha sido aprobado para publicación, se procede a notificar mediante correo electrónico o el portal de gestión de revistas científicas a los autores al respecto y solicitar el diligenciamiento individual del formato de Autorización publicación de artículos de revista a favor de la Universidad Ean, paso tras el cual se da trámite al proceso de edición y publicación del artículo.
Fase de edición y publicación
- El asistente editorial envía al corrector(a) de estilo el material a través de correo electrónico o portal de gestión de revistas científicas, quien realiza la revisión y ajuste del texto del artículo en términos de ortografía, ortotipografía, sintaxis, gramática y estilo, así como la verificación y ajuste de las referencias bibliográficas en el cuerpo de texto y en la lista de referencias, de acuerdo con las políticas de la revista. Debe realizar las correspondientes modificaciones y dejar evidencia de ellas a través de la herramienta de control de cambios de Microsotf Word®. Una vez el corrector(a) entrega la versión revisada del artículo, el asistente editorial procede a revisarlo y envía el archivo con la corrección al autor para que apruebe los ajustes realizados y responda los comentarios hechos por el corrector. Una vez aprobada la corrección y revisados los ajustes, el autor envía el texto al asistente editorial, quien se encargará de reenviar el documento al corrector para que lo limpie y lo deje listo para diseño. En el caso que se requiera de revisión idiomática (esta actividad solo se lleva a cabo con los artículos cuyo idioma original sea inglés, francés o portugués, principalmente). Para esta labor, el asistente editorial gestiona el proceso de revisión, mediante el cual el revisor(a) ajusta el artículo en términos de ortografía, ortotipografía, sintaxis, gramática y estilo de acuerdo al idioma correspondiente. El revisor(a) debe realizar las correspondientes modificaciones y dejar evidencia de ellas a través de la herramienta de control de cambios de Microsotf Word®. Una vez el revisor(a) entrega la versión revisada del artículo, el asistente editorial procede a revisarlo y verificar si hay ajustes que se deban solicitar a los autores; en caso de que existan dichos cambios, se recopilan en un archivo de Word aparte, que se hace llegar a los autores mediante correo electrónico junto con la solicitud de realización de los ajustes. Cuando los autores entregan los ajustes el asistente editorial procede a incorporarlos al texto revisado y de esta forma queda completa esta tarea con la versión final del contenido del artículo. El asistente editorial gestiona la traducción de los apartados título, resumen y palabras clave del artículo, del español al inglés, francés y portugués.
- Toda vez se cuente con la versión final del contenido del artículo y los apartados de título, resumen y palabras clave traducidos, el asistente editorial procede a realizar el montaje en Word del artículo, incorporándole los datos de los autores (nombres, filiaciones, correo electrónico, código ORCID) y los datos específicos de la revista y de la edición (nombre de la revista, ISSN, volumen, número y año), y lo convierte en PDF, quedando así, la versión online first del artículo. Luego, el asistente editorial, solicita a la Biblioteca Hidelbrando Perico Afanador, la publicación de los PDF versión online first, junto con su respectivo DOI, en el portal de gestión de revistas científicas.
- Una vez se completan la totalidad de artículos del número, el asistente editorial realiza el trabajo de diseño final, quien hace la distribución del texto de los artículos conforme a los criterios de estilo dispuestos para la revista. De igual forma, solicita la propuesta de carátula para la edición; no obstante, en caso de ser necesario, esta propuesta puede ser solicitada antes. Cuando el asistente editorial hace entrega de la versión diagramada de la revista, él junto con los respectivos autores proceden a realizar una revisión de esta y mediante comentarios sobre el PDF registra cuáles son los ajustes que se deben realizar. El asistente editorial hace las correcciones solicitadas y envía la versión ajustada del PDF para visto bueno final.
- Cuando ya se cuenta con la versión final de los artículos, con visto bueno para publicación, el asistente editorial solicita a la Biblioteca el reemplazo en el portal de gestión de revistas científicas de las versiones online first de los artículos por las versiones finales de los PDF, y se notifica a los autores sobre el estado final del proceso.
